9 mars 2006

Des échéances impératives

Le personnel du Secteur rémunération et avantages sociaux produit 10 000 bulletins de paie aux deux semaines

par Yvon Larose

Vingt-deux mille feuillets fiscaux, 16 000 relevés d'emploi, 16 000 bourses d'études payées, 14 000 formulaires pour l'identification des changements dans les conditions d'emploi, 13 000 demandes d'information : ces impressionnantes statistiques annuelles, auxquelles il faut ajouter la production, aux deux semaines, de 10 000 bulletins de paie, en disent long sur le niveau d'activité qui règne au Secteur rémunération et avantages sociaux du Service des ressources humaines. "C'est un milieu très stimulant, affirme la directrice adjointe Danielle Malenfant. Il n'est pas exagéré de dire que nous relevons des défis. L'un d'eux est d'émettre la paie à temps, avec toutes les contraintes rattachées à la production de celle-ci, comme les échéances courtes et impératives. Certaines paies sont très serrées à produire en termes de délais lorsqu'on produit des rétroactifs de salaire. Parfois, on découvre des problèmes de dernière minute qui nous obligent à réagir très vite et très bien. Cela dit, on n'a jamais vu la paie ne pas être versée un mercredi."

Selon Danielle Malenfant, le travail en équipe est très important. "Il faut s'entraider, dit-elle, sinon on n'arriverait pas à produire dans les délais prévus. Et il faut aimer travailler sous pression." D'autres défis sont de composer, d'une part, avec la complexité des lois, des règles fiscales et des conventions collectives et, d'autre part, avec la diversité des régimes, des intervenants et de la clientèle. Le Régime québécois d'assurance parentale, entré en vigueur le 1er janvier dernier, est un exemple de nouvelle déduction à la source qu'il a fallu implanter.

"Contrairement à ce que peuvent penser bien des gens, il ne suffit pas d'appuyer sur un bouton pour produire un chèque de paie, souligne Danielle Malenfant. Surtout dans un milieu universitaire caractérisé par ses nombreuses conventions collectives et par la diversité du personnel." Transformation des données, interprétation, saisie, vérification, production, impression (par le Service de reprographie), distribution et réponses aux questions, la production des chèques de paie, tel un cycle continuel, constitue une chaîne dont chacun des maillons s'avère vital.

Les 21 personnes qui composent le Secteur rémunération et avantages sociaux gèrent l'ensemble des données de gestion relatives au personnel de l'Université. Elles s'occupent notamment des avantages sociaux et de l'émission des cartes d'identité des employés et des retraités de l'Université. Elles gèrent aussi le paiement des bourses d'études et des honoraires, ainsi que le programme d'exonération des frais de scolarité.

Le Secteur rémunération et avantages sociaux a été détaché du Service des finances en 1999. "La grande majorité des données de paie sont issues de mouvements de personnel, faits par notre groupe-conseil, comme l'embauche, la fixation des salaires, les promotions, les congés et autres, explique Danielle Malenfant. Regrouper ici les opérations relatives à la paie a facilité la transmission de l'information et la saisie des données. C'est une bonne chose. On le voit quotidiennement."