2 avril 1998
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2 avril 1998 |
Depuis le premier cours dispensé au début du mois de janvier, beaucoup d'eau a coulé sous les ponts. Et d'ici le 1er juin, date d'implantation des modules du Grand livre, des Achats et des Comptes à payer, bien des défis restent à relever pour former ceux et celles qui "étrenneront" le nouveau logiciel.
Forts de l'expérience acquise cet hiver, les responsables de la formation raffinent le contenu des cours magistraux et du matériel pédagogique, auxquels ils greffent une diversité de moyens pour favoriser l'autoformation.
Aujourd'hui et demain
À ce jour, le portrait de famille des initiés se présente
comme suit: les formateurs, formatrices et les personnes support dans les
unités ont déjà reçu l'ensemble des notions
reliées aux modules. Actuellement, c'est au tour des employés
du Service des finances à s'asseoir sur les bancs d'école.
Après avoir formé les premiers contingents, viendra le temps de dispenser les cours à la clientèle plus élargie des utilisateurs et utilisatrices. Le nom des personnes-ressources sera diffusé par la direction des unités. Selon le principe du "juste à temps" et pour que les connaissances demeurent fraîches en mémoire, les sessions ont été fixées au mois de mai. Les doyens de faculté et directeurs de service inviteront le personnel régulier et remplaçant à suivre une formation de deux jours.
Pour les formateurs et les personnes support
Afin d'assurer un meilleur suivi aux personnes-ressources, des responsables
du Projet Essor ont planifié une série de rencontres, dont
les trois premières auront lieu d'ici la mi-avril. Parmi plusieurs
sujets, on traitera de leur rôle auprès des utilisateurs et
du matériel pédagogique. Un atelier sur la communication figure
aussi au programme. Fait important, une bonne partie du temps sera consacré
à la révision des notions à retransmettre à
partir de mai.
Rien de meilleur que la pratique
En complément des cours magistraux, une autre option est offerte
aux formateurs: la pratique sur le terrain. En effet, dès le lundi
6 avril, ils pourront naviguer à leur convenance dans les écrans
du logiciel, sur des postes de travail installés en laboratoire,
au pavillon de l'Est. Du personnel de l'équipe Essor sera sur place
pour faciliter l'apprentissage.
Autre manière de vérifier sa compréhension des modules: la formation à distance. À l'aide du courrier électronique, des questions pratiques, voire des "colles" sont acheminées aux personnes-ressources. Ces dernières sont invitées à résoudre les problèmes et à se faire gentiment corriger par un "prof" en ligne.
C'est à la même adresse, soit formation@essor.ulaval.ca qu'on vous invite, comme futur utilisateur, formateur ou autre, à acheminer vos questions, réactions ou toutes formes de demandes relatives à la formation. Profitez de cette tribune sans gêne.
Finalement, à surveiller, la mise en disponibilité d'un outil d'autoformation conçu pour saisir rapidement la logique de navigation du nouveau logiciel. Tous les utilisateurs pourront découvrir un didacticiel livré dans une forme simplifiée au maximum. La méthode de distribution sera précisée dans une communication ultérieure.
Tous dans la même direction
Dans une phase aussi cruciale que celle de la formation, plusieurs intervenants
doivent être à l'oeuvre. Les unités assurent la formation
et le support aux utilisateurs et utilisatrices; le personnel du Vice-rectorat
aux ressources humaines fournit une aide indispensable sur le plan de la
logistique. Entre autres, il élabore un calendrier de formation,
collabore à la constitution des groupes et à la consignation
des présences. Il voit aussi à la consignation des cours suivis
dans les dossiers des employés. Quant aux membres du Projet Essor,
ils continuent à améliorer le matériel pédagogique
et à dispenser des cours. L'apport des gestionnaires peut se traduire,
en outre, par la mise en disponibilité des personnes, de l'équipement
et des locaux nécessaires à la démarche de formation.
Droit à l'essentiel
Dans les premiers mois de l'année, les formateurs et les personnes
support ont effectué un tour d'horizon des écrans accessibles
dans les trois modules. Or, les séances d'information à venir
leur fourniront l'occasion d'approfondir leur compréhension de la
structure du budget et de réviser les principales opérations
de base du logiciel, soit : la création d'un bon de commande dans
le module Achats et l'inscription d'une écriture de journal dans
le module Grand livre.